Grupo de Gestión de Procesos: CASO FINAL: OVERSEAS DESTINATION

CASO: OVERSEAS DESTINATION

Vincent Collyer es presidente de una empresa de servicios ubicada en México, Colombia, Perú, Ecuador, Venezuela, Costa Rica y Chile. Su negocio es asesorar a las empresas latino américanas que quieren exportar sus productos a Australia e Inglaterra.

Dicha asesoría consta de un variado portafolio de servicios entre los cuales están el trámite y expedición de visas de negocio, inteligencia de mercados, planeación y ejecución de ferias expositoras y ruedas de negocios, certificación y trámite de documentos.

Overseas Destination basa su operación en una avanzada base de datos soportada en PHP y My SqL Donde además de estar registrados clientes actuales y potenciales se registran todos los procesos llevados a cabo con los clientes, costos, comisiones, documentación, fechas (entrega – envío). Esta base de datos no solo es un mecanismo de control, también es la principal herramienta de planeación que unida a una amplia red de páginas web con información relevante para cada sector económico, incluido un sistema de chat el cual tiene por objeto dar asesoría en tiempo real a las empresas, hasta el punto de hacer reserva de tiquetes aéreos y hoteles a los clientes que van a desplazarse a alguno de estos países.

Dicho esto, David su Presidente siendo muy astuto, conocedor y gran fan de la tecnología cree saberlo todo y no repara en elogios hacia la dirección que ha tomado la compañía y su fuerte componente tecnológico.

EL PROBLEMA

Destination Overseas tiene un talentoso equipo de tecnología de información compuesto por varios ingenieros que desarrollan aplicaciones web, programación y base de datos. Ingenieros que están a la vanguardia de los últimos adelantos en tecnología, pero su único enlace con el direccionamiento de la compañía es David por ser el único conocedor de este tipo de tecnología a parte del equipo I.T, asunto que está trayendo varios inconvenientes, ya que los equipos de servicio al cliente y operaciones tienen nuevas necesidades diferentes a las pensadas por David, entre ellas:

• Aplicaciones para dispositivos móviles
• Facturación
• E – Logistics: En esta parte es hacer más amigables y flexibles las aplicaciones en la base de datos para modificar información o documentos
• Seguridad de las plataformas (contra Hackers)
• E – Marketing

Servicio al cliente y operaciones no saben de manera concreta los últimos avances de tecnología de información y lo que pretenden que el equipo de I.T. desarrolle o no es lo más adecuado o no puede hacerse, y el equipo de I.T. está muy aislado trabajando sobre pedido y no está aplicando todo su conocimiento en el desarrollo del negocio.

Lo que nos lleva a concluir que el problema es grande en cuanto una empresa que depende tanto de su tecnología, no tiene integrado el desarrollo de ésta con la operación de la misma, no solo es un problema operativo, también evita que exista una forma adecuada de planeación que pueda enfocar el negocio hacia el futuro. Hasta tal punto es la falta de comunicación y trabajo en equipo en busca de desarrollo que el equipo de I.T. ha generado una aplicación web en el servidor donde cada persona que necesite algo de ellos debe llenar el Request (pedido) y esperar alrededor de una semana según prioridad para darle solución.

LAS ALTERNATIVAS

Observando esto hemos decidido proponer como alternativa a este caso para dar solución a la falta de integración entre las diferentes áreas y soportados por el trabajo de la Universidad de RMIT del profesor George Fernández de la Facultad de Computer Sciense “Enterprise Architecture”:

1. Lo más importante debe ser generar un desarrollo y crecimiento sostenible y duradero, evitando la consecución de logros a corto plazo que evitan el buen desarrollo del Departamento de I.T. y el lineamiento de sus objetivos con la empresa.

2. Funciones a desarrollar:

• Alineación: Entre la intención de la Administración y la realidad
• Integración: Coherencia en toda la organización y normalización
• Cambio: Facilitar y gestionar el cambio
• Hora de salida al mercado: Reducción de los sistemas de desarrollo.

Para procurar la flexibilidad en los procesos, simplificar la tecnología y portafolio de aplicaciones, alinear el negocio con la tecnología de Información y reducir costos de I.T.

Esto se presenta como un doble reto, pues además de las previsibles complejidades tecnológicas, de proceso y organizacionales propias de implantar una arquitectura empresarial, Se entiende que la implementación de una Arquitectura Empresarial permitiría, entre otras cosas, propiciar el mejor uso de las tecnologías de información, promoviendo la aplicación de un conjunto de estándares y guías de implantación, No obstante lo que se planea hoy debe tener la flexibilidad suficiente para ser modificada en el camino ya que la Tecnología es altamente cambiante.
También se entiende que una arquitectura empresarial debe estar sustentada en unos beneficios tangibles para el negocio; que a nivel estratégico estarían representados en la agilidad empresarial que se ganaría al facilitar la implantación de nuevos modelos de negocio rápida y en la eficiencia empresarial derivada de unos procesos mejor orquestados vía una integración más natural, confiable y oportuno.

Video # 1 Arquitectura Empresarial ¨Overseas Destination¨